PROCESO DE LA CAPACITACIÓN

Por medio de la capacitación el perfil del trabajador se adecua al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria.

El proceso de capacitación se puede acometer de dos modos. Primero, el que se produce por y dentro el mismo grupo de trabajo; se da un intercambio que fomenta el aprendizaje a través de experiencias compartidas. En este aspecto, la capacitación de saberes es inherente al oficio específico de cada trabajador. Segundo, la que es acometida por una persona ajena al ámbito de la organización. Por ejemplo, facilitadores externos de empresas especializadas en el área. Se capacita al personal de una empresa para alcanzar la satisfacción por el trabajo que realiza; pues si un empleado no está satisfecho con la labor que lleva a cabo no podrá efectuar un trabajo eficiente.

El proceso de capacitación es un proceso continúo. El mismo está constituido de cinco pasos, a que continuación mencionamos:

• 1. Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los conocimientos y desempeño.
• 2. Diseñar la forma de enseñanza: Se elabora el contenido del programa, folletos, libros, actividades...
• 3. Validación: Se eliminan los defectos del programa y se hace una presentación restringida a un grupo pequeño de personas.
• 4. Aplicación: Se dicta el programa de capacitación.
• 5. Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.

IMPORTANCIA Y ENFOQUES DE LA CAPACITACIÓN

La importancia en la capacitación del personal de una empresa radica en las necesidades de la mejora continua de la misma. Además de que las empresas se ven obligadas a impartirla de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo Mexicana.

Sin mebargo no obstante resulta una obligación d eninguna forma implicará una carga para la empresa y sí puede tomarse como una ventaja competitiva. Hoy en día, con el gran alcance, velocidad y accesibilidad a la tecnología, mientras mas comunicados y relacionado esté su empresa mejor y mas rápido desarrollo tendrá. Por lo tanto, es necesario siempre estar innovando, estar al día, estar mejorando y ese cambio constante es una pauta que ofrece la capacitación. ¿Porque hacerlo? Simple, porque nuestro entorno cambia constantemente y es difícil utilizar siempre la misma fórmula para tener éxito.

En alguna ocasión, de seguro habrá oído del término capacitación y adiestramiento, en este sentido es importante saber la diferencia entre ambos, ya que son conceptos diferentes pero complementarios.

Capacitación: es la captación de conocimientos sobre técnicas y sistemas que permitirán desarrollar la operación y/o visión de un puesto de trabajo, ya sean de carácter operativo o de dirección.

Adiestramiento: es la capacidad y habilidad para aplicar conocimientos en la mejora de las actividades propias del puesto, es decir, si por ejemplo imparte un curso de ventas al detalle, el adiestramiento consistirá en la aplicación correcta de la técnica de venta impartida, para lograr resultados esperados. 

FUNDAMENTOS DE LA CAPACITACIÓN

No es fácil que una persona recién empleada pueda desempeñar plenamente sus funciones de trabajo, en realidad toda persona en una organización tiene algo que aprender para tener buen desempeño: normas, procedimientos, nuevas técnicas, etc., incluso necesitará acciones especiales para desarrollar su talento.

Lograr que la gente se conecte con las políticas y la estrategia de la organización es un avance en el desarrollo de los recursos humanos, en la planeación y objetivación de los recursos físicos y materiales de manera que se producirán efectos positivos en el corto y mediano plazo.

Identificar los talentos que tiene la gente le permitirá que usted como gerente pueda obtener lo máximo y mejor de su equipo de trabajo. Esta identificación hará que usted pueda tener y conservar gente muy valiosa, y así tendrá una ventaja competitiva y su compañía será exitosa, orientada a sus clientes, internos y externos, de manera que sus accionistas y empleados se sentirán recompensados. Sólo si sus empleados se sienten valorados, tendrán satisfechos a sus clientes, y satisfacer a los clientes es esencial para todos los aspectos financieros de su compañía.

Para empezar a administrar el talento se necesita que usted conozca su negocio y quiera que se destaque en el ámbito que le rodea, teniendo en cuenta que hay acciones que debe llevar a cabo para que fructifique, además, el personal que le acompaña necesitan que usted haga algo muy parecido a lo que implementa por su negocio, esto posibilita gente exitosa. El negocio es un conjunto de elementos tangibles e intangibles, dónde se involucran las personas y siempre se mueve alrededor de ellas.

Lo esencial de conectar la estrategia con la gente para administrar el talento, se apoya en tres conceptos claves: alineamiento, compromiso y medición[1].

·         Alineamiento significa que la orientación de su gente debe estar direccionada hacia la consecución conjunta de los objetivos, en beneficio mutuo.

·         Compromiso significa que la gente debe tener el suficiente sentido de pertenencia con los propósitos, misión y visión organizacionales.

·         Medición significa tener indicadores de la gestión realizada por todos los integrantes de la compañía, y para ello se deben tener los seguimientos de las acciones diarias de la manera como se hacen las cosas.

Un empleado nuevo aporta actitudes, capacidades, habilidades, conocimientos; enseguida se le orienta e induce a la organización. Como los cargos presentan exigencias de formación que normalmente se especifican en los análisis de cargos, estas se deben cumplir para lograr un equilibrio. El logro se consigue mediante acciones de capacitación y desarrollo de personal.

Capacitación se define como proceso educativo a través del cual las personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y mejoran sus actitudes frente al trabajo, la organización y sus compañeros.

Existen tres clases de capacitación según los fines que persigue:

·         Capacitación para saber: se refiere a acciones (cursos, seminarios, conferencias) en las que su efecto característico es la adquisición de conocimientos. Ejemplo: conferencia sobre apertura económica.

·      Capacitación para hacer: es la capacitación más común y que generalmente se práctica y su efecto característico es el desarrollo de habilidades. Ejemplo: taller sobre negociación.

·         Capacitación para ser: se refiere a la clase de capacitación que busca mejorar el obrar humano en la convivencia de la empresa. Tiene doble objeto: lograr actitud adecuada para el trabajo organizado, y por otra parte, el mejoramiento de la persona como miembro de grupos de la empresa, la comunidad y la sociedad en general. Su efecto característico es el mejoramiento de actitudes. Ejemplo: acción sobre comportamiento humano.

Aun cuando las acciones de capacitación y desarrollo generalmente involucran adquisición de conocimientos, desarrollo de habilidades y mejora de actitudes, siempre hay un efecto de estos que predomina. Ejemplo: una acción de capacitación sobre ética y valores puede implicar nuevos conocimientos, desarrollar habilidades sociales, pero el efecto predominante es el mejoramiento de actitudes.

PROCESO DE INDUCCIÓN

Finalmente, una vez que hemos seleccionado y contratado al nuevo personal, debemos procurar que se adapte lo más pronto posible a la empresa, y capacitarlo para que se pueda desempeñar correctamente en su nuevo puesto.

Para ello, podríamos empezar con darle a conocer las instalaciones y las áreas de la empresa, indicarle dónde puede encontrar las herramientas que podría necesitar para su trabajo, y presentarle a sus supervisores inmediatos y a sus compañeros.

Luego podríamos señalarle su horario de trabajo, decirle dónde puede guardar sus pertenencias, entregarle su uniforme si fuera el caso, decirle cómo mantenerlo en buen estado, decirle qué hacer en caso de emergencia, etc.

Y luego informarle sobre los procesos, políticas y normas de la empresa, y asignarle un tutor que se encargue de capacitarlo sobre las funciones, tareas, responsabilidades, obligaciones y demás particularidades de su nuevo puesto.

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL Y DE CONTRATACIÓN.

Una vez que hemos evaluados a todos los postulantes o candidatos, pasamos a seleccionar al que mejor desempeño haya tenido en las pruebas y entrevistas realizadas, es decir, pasamos a seleccionar al candidato más idóneo para cubrir el puesto vacante.

Y una vez que hayamos elegido al candidato más idóneo, pasamos a contratarlo, es decir, a firmar junto con él un contrato en donde señalemos el cargo a desempeñar, las funciones que realizará, la remuneración que recibirá, el tiempo que trabajará con nosotros, y otros aspectos que podrían ser necesario acordar.

Aunque antes de contratarlo, podríamos decidir ponerlo a prueba durante un breve periodo de tiempo, con el fin de evaluar directamente su desempeño en su nuevo puesto, además de su capacidad para relacionarse con sus nuevos jefes, pares y subordinados.

el proceso de reclutamiento

Las siguientes son algunas de las principales fuentes, formas o métodos a través de los cuales podemos buscar, reclutar o convocar postulantes:

• anuncios o avisos: la forma más común de buscar o convocar postulantes es a través de la publicación de anuncios o avisos, ya sea en diarios, Internet, carteles, murales en centros de estudios, paredes o ventanas de nuestro local, etc. La ventaja de este método es que podemos llegar a una gran cantidad de personas, mientras que la desventaja es que implica un mayor tiempo y costo que otros métodos; razón por la cual es recomendable que al redactar los anuncios, seamos lo más precisos y específicos posibles en cuanto a los requisitos.
• recomendaciones: otra forma común de conseguir postulantes es a través de las recomendaciones que nos hagan contactos, amigos, conocidos, trabajadores de nuestra empresa, clientes, centros de estudios, etc. La ventaja es que es la forma más rápida y menos costosa de conseguir postulantes, mientras que la desventaja es que podrían recomendarnos postulantes que no estén realmente capacitados, excepto en el caso de los recomendados por nuestros propios trabajadores, que al saber que su prestigio está en juego, podrían recomendarnos buenos postulantes.
• agencias de empleo: empresas en donde nos ofrecen postulantes con determinadas competencias y características ya definidas por ellos.
• la competencia: empresas competidoras, de las cuales podemos conseguir postulantes capacitados y con experiencia.
• consultoras en recursos humanos: empresas especializadas en buscar postulantes, pero a un costo muy elevado.
• practicas: consiste en tomar como postulantes a los practicantes que ya estén colaborando con nosotros de manera temporal.
• archivos o bases de datos: consiste en tomar como postulantes a personas que ya hemos evaluado o que nos han dejado su currículum anteriormente (para convocatorias pasadas).

Esta etapa también incluye el pedido a los postulantes de que nos envíen su currículum o que llenen un formulario de solicitud de empelo (el cual debe estar diseñado de tal manera que nos permita recoger la mayor cantidad de información posible).

TÉCNICAS PARA UN NUEVO DISEÑO DE PUESTOS

El punto de interés en el nuevo diseño de puestos es si debe tener más especialización o no. Para determinar esto, el análisis y la experimentación constituyen los únicos medios.

ESPECIALIZACIÓN INSUFICIENTE: Cuando los especialistas en personal consideran que los puestos no se encuentran suficientemente especializados, proceden a la simplificación de las labores. Las tareas de un puesto pueden dividirse en dos puestos. Las tareas que no resultan esenciales se eliminan con el fin de diseñar puestos que incluyan menos tareas.

El riesgo de esto es el aburrimiento del empleado, problema que se da con más frecuencia a mayor grado de preparación académica.

ESPECIALIZACIÓN EXCESIVA: Existen puestos de trabajo monótonos, rutinarios y repetitivos que no ofrecen oportunidades de logro, reconocimiento social, enriquecimiento psicológico y otras fuentes de satisfacción. Para incrementar la calidad del entorno laboral de estas personas, los departamentos de personal emplean técnicas como:

1. La rotación de labores: rompe la monotonía del trabajo muy especializado porque requiere el uso de habilidades diferentes. Los puestos no cambian, son los empleados los que rotan y que se hacen más competentes para el desempeño de varias labores.
1. La inclusión de nuevas tareas: se desarrollan nuevas tareas en un puesto reduciendo la monotonía y apela a una gama más amplia de habilidades del empleado.